Executive Assistant (m/w/d)

Wir sind ein Unternehmen der Vorwerk-Gruppe. Der Mut zu Neuerungen und der Anspruch an höchste Qualität haben uns zu einem international erfolgreichen Unternehmen mit langer Tradition gemacht. Mit unseren Marken Kobold und Thermomix® begeistern wir seit über 140 Jahren Kundinnen und Kunden weltweit. Für uns steht der Mensch im Mittelpunkt. Wir möchten dir die besten Voraussetzungen in deinem Arbeitsumfeld bieten, damit du deine und unsere Zukunft aktiv gestalten kannst. Bringe gemeinsam mit uns innovative Produkte auf modernen Vertriebswegen in die Herzen der Menschen. Werde jetzt Teil unseres Teams!

Wir suchen eine proaktive, organisierte und lösungsorientierte Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w/d), um unsere Geschäftsführung mit Leidenschaft zu unterstützen. In dieser zentralen Rolle trägst du aktiv zu reibungslosen Abläufen bei, übernimmst verantwortungsvoll anspruchsvolle administrative und organisatorische Aufgaben und stärkst als verlässliche Kommunikationsdrehscheibe die Verbindung zwischen Geschäftsführung, internen Teams und externen Partnern. Dabei bringst du Ideen ein, behältst den Überblick und schaffst mit deinem Engagement echten Mehrwert für das gesamte Team.

DAS ERWARTET DICH BEI UNS

• Du gestaltest das Kalendermanagement der Geschäftsführung vorausschauend, planst Termine und koordinierst Reisen sowie Unterkünfte effizient und zuverlässig; dabei unterstützt du die Geschäftsführung proaktiv in operativen und strategischen Themen und bereitest Meetings umsichtig vor (inkl. Unterlagen- und Fristenmanagement)
• Du erstellst überzeugende Präsentationen, präzise Berichte und professionelle Korrespondenz; dabei entwirfst, prüfst und sicherst du die Qualität von Dokumenten und Entscheidungsvorlagen mit höchster Sorgfalt und absoluter Vertraulichkeit
• Du bringst Struktur in Meetings: bereitest klare Agenden vor, protokollierst fokussiert und stellst die konsequente Nachverfolgung aller Maßnahmen sicher; du übernimmst ebenso die professionelle Nachbereitung, hältst To-Dos und Deadlines nach und sorgst für transparentes Projekt- und Task-Tracking
• Du stellst einen schnellen, transparenten Informationsfluss sicher und unterstützt fundierte Entscheidungen mit präzisen Daten, klaren Analysen und knackigen Zusammenfassungen; zusätzlich führst du zielgerichtete Recherchen durch und bereitest Kennzahlen und Reports entscheidungsreif auf
• Du koordinierst mit Freude kleinere Events, Konferenzen und internationale Besuche – professionell, serviceorientiert und bis ins Detail gut organisiert; du fungierst als verlässliche Schnittstelle zu internen Fachbereichen und unterstützt bei repräsentativen Terminen
• Du bearbeitest Spesenabrechnungen gewissenhaft, behältst Budgets im Blick und kümmerst dich souverän um Beschaffungsanfragen der Geschäftsführung; zugleich sicherst du Compliance- und Freigabeprozesse und hältst relevante Fristen konsequent ein

DAMIT KANNST DU BEI UNS PUNKTEN

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium (z. B. Wirtschaftswissenschaften, Kommunikationswissenschaften) oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• 3–5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, idealerweise in der Unterstützung von C-Level-Führungskräften
• Sehr gute MS-Office-Skills sowie sicherer Umgang mit modernen Collaboration-Tools
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Serviceorientierung und Verlässlichkeit; souveräne Priorisierung und strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Souveränes Auftreten sowie Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen

DAMIT KÖNNEN WIR BEI DIR PUNKTEN

• Eine spannende und vielseitige Tätigkeit in einem dynamischen, erfolgreichen Unternehmen
• Individuelle Weiterentwicklung
• Attraktive Benefits wie z.B. Produktrabatte und Nutzung unserer Produkte für den Eigenbedarf
• Flexible Arbeitszeit und Homeoffice-Möglichkeit
• Gute öffentliche Erreichbarkeit (U6, S-Bahn – Handelskai)
• Kostenfreie Getränke, Kaffee, Tee und frisches Obst

Für diese verantwortungsvolle Position bieten wir ein attraktives Gehalt, das deiner Qualifikation und Berufserfahrung entspricht. Davon unabhängig beträgt das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position € 2.760,- brutto / Monat basierend auf dem Kollektivvertrag für Angestellte und Lehrlinge in Handelsbetrieben. 

Das Aufgabengebiet hat dich neugierig gemacht? Dann freuen wir uns über deine Bewerbung.